Faktura VAT to nie tylko „paragon dla firmy”. Dokument musi zawierać elementy wymagane ustawą o VAT — inaczej kontrahent może mieć problem z odliczeniem podatku, a Ty z uzasadnieniem sprzedaży przy kontroli. Ten poradnik to checklista przed wysłaniem PDF, uzupełniająca praktyczną instrukcję w poradniku o wystawianiu FV w Excelu.
Szablon z polami gotowymi do wypełnienia: faktura VAT dla JDG.
Dane sprzedawcy (Twojej firmy)
- Pełna nazwa firmy lub imię i nazwisko (JDG)
- Adres siedziby lub miejsca wykonywania działalności
- Numer NIP
- Numer rachunku bankowego (przy płatności przelewem)
W szablonie Excel wpisujesz te dane raz w nagłówku — przy kolejnych fakturach tylko kopiujesz plik roboczy.
Dane nabywcy
- Nazwa firmy lub osoby
- Adres
- NIP (przy B2B w Polsce — standard)
Przed wysłaniem sprawdź NIP w wykazie podatników VAT (biała lista MF). Błędny NIP to jeden z najczęstszych powodów prośby o fakturę korygującą.
Numer, daty i płatność
- Numer faktury — ciągła identyfikacja (np. FV/2026/07/001)
- Data wystawienia
- Data dokonania lub zakończenia dostawy / usługi (jeśli inna niż wystawienia)
- Termin płatności
- Forma płatności (przelew, gotówka itd.)
Tabela pozycji
Każda pozycja: lp., nazwa towaru/usługi, jednostka miary, ilość, cena jednostkowa netto, wartość netto, stawka VAT, kwota VAT, wartość brutto. Suma na dole. Stawki: poradnik o stawkach 23/8/5%.
Checklista przed „Wyślij”
- NIP nabywcy zweryfikowany na białej liście
- Stawka VAT poprawna dla każdej pozycji
- Sumy netto/VAT/brutto zgadzają się z formułami
- Termin płatności wpisany
- Numer FV unikalny w bieżącym roku
- PDF zapisany w archiwum
FV_2026/ - Wiersz dopisany do rejestru sprzedaży VAT
Specjalne przypadki
Faktura zaliczkowa — poradnik zaliczek. WDT / eksport — reverse charge i faktura export UE. KSeF — przy obowiązku e-faktury obowiązują dodatkowe wymogi techniczne: KSeF podstawy.
Co dalej?
Po opanowaniu checklisty przejdź do comiesięcznego VAT: deklaracja VAT JDG. Hub wszystkich poradników: księgowość JDG w Excelu — przewodnik.
Pobierz powiązane szablony
Najczęstsze pytania
Czy faktura z Excela jest ważna?
Tak, jeśli zawiera wymagane elementy. KSeF to osobny obowiązek techniczny, gdy Cię dotyczy.
Czy muszę mieć logo?
Nie. Logo poprawia wizerunek, ale nie jest wymogiem ustawowym.
Co jeśli klient poda zły NIP?
Skoryguj dane fakturą korygującą przed odliczeniem VAT u klienta.